---Entwurf 24. August 2018 ---
Anweisung zur Behandlung personenbezogener Daten im Verein BV Alb-Lautertal e.V.
Sofern wir verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, so erreichen Sie diesen unter der Adresse des Vereinsvorstandes mit dem Zusatz "An den Datenschutzbeauftragten"
Der Bezirksimkerverein Alb-Lautertal e.V., im Folgenden "Verein" genannt, erhebt, speichert und verwendet personenbezogene Daten zur Abwicklung der regelmäßigen Geschäftstätigkeiten des Vereins.
Einen Teil der Daten seiner Vereinsmitglieder gibt der Verein an den Landesverband Württembergischer Imker, im Folgenden "Landesverband" oder "LVWI" genannt, als Dienstleister , der bei der Umsetzung der Vereinsziele beteiligt ist, weiter. Der LVWI gibt seinerseits einen Teil der Mitgliederdaten an den Deutschen Imker Bund, im Folgenden "DIB" genannt, weiter.
Der Verein wird persönliche Daten wie hier beschrieben behandeln.
Diese Richtlinie wird nach Fertigstellung dem Vereinsvorstand zur Genehmigung vorgelegt werden.
Bis dahin gilt diese Anweisung in vorläufiger Fassung.
Folgende Daten werden erhoben:
- Persönliche Daten von Vereinsmitgliedern.
Name, Anschrift, Geburtsdatum, Konto Nummer, soweit zutreffend Telefon Nummer, soweit zutreffend E-mail Adresse, Bild soweit z.B. bei einer Vereinsveranstaltung aufgenommen oder von der betroffenen Person zur Verfügung gestellt, Eintrittsdatum in den Verein, Zahl der gemeldeten Bienenvölker.
- Persönliche Daten von Teilnehmern/Teilnehmerinnen an Vereinsveranstaltungen wie z.B. Einsteigerkurse, Honigkurse, Schülerferienprogramm, sonstige Weiterbildungsveranstaltungen, sonstige Veranstaltungen bei denen der Verein ein berechtigtes Interesse an den persönlichen Daten der Teilnehmer hat, sonstige öffentliche Veranstaltungen des Vereins.
Soweit jeweils bekannt oder von der betroffenen Person zur Verfügung gestellt: Name, Anschrift, soweit zutreffend Telefon Nummer, soweit zutreffend E-mail Adresse, Bild soweit bei einer Vereinsveranstaltung aufgenommen oder von der betroffenen Person zur Verfügung gestellt.
Verwendung der Daten durch den Verein:
Name, Anschrift, Telefon Nummer, e-mail Adresse werden verwendet, um Personen über Aktivitäten des Vereins zu informieren und/ oder sie zu Veranstaltungen des Vereins einzuladen.
Konto Nummer und Zahl der gemeldeten Bienenvölker wird zur Abwicklung der Beiträge verwendet.
Geburtsdatum wird verwendet, um den Zeitpunkt von Jubiläen zu bestimmen.
Eintritts Datum in den Verein wird verwendet, um den Zeitpunkt von Jubiläen zu bestimmen.
Name und Bild können verwendet werden, um die Öffentlichkeit über Ereignisse im Verein, z.B. über die Presse oder über den Internet Auftritt des Vereins, zu informieren.
Name und Stand der Geschäftsabwicklung mit dem Verein kann verwendet werden, z.B. um entliehene Gegenstände oder andere Geschäftstätigkeiten zwischen der Person und dem Verein zu verwalten.
Name, Anschrift, Telefon Nummer, e-mail Adresse, Bild von Funktionsträgern des Vereins wie z.B. Vereinsvorstand, Bienensachverständige, Obleute, können verwendet werden, um die Öffentlichkeit über den Verein, seine Organisation und Funktionen, z.B. über die Presse oder über den Internet Auftritt des Vereins, zu informieren.
Es werden keine Daten zu Werbezwecken oder zu sonstigen kommerziellen Zwecken verwendet.
Hinweis: mail Listen als "Blindkopie" versenden.
Verwendung der Daten durch den Landesverband:
Der Landesverband verwendet die Daten der Vereinsmitglieder zur Abwicklung seiner Geschäftsbeziehungen mit den Mitgliedern. Dazu gehören u.a. Beitragsverwaltung, Verwaltung durch die Tierseuchenkasse z.B. um verbilligte Behandlungsmittel zur Behandlung der Varoose zu beschaffen, Verwaltung durch die Imkerversicherung zur Abwicklung von Schadensfällen.
Über den beim Landesverband gepflegten Datenschutz informieren die Datenschutzhinweise im Internet Auftritt des Landesverbandes.
Speicherung der Daten:
Die Daten der Vereinsmitglieder werden auf Rechnern des Vereinsvorstandes und in der Online Mitglieder Verwaltung (OMV) des LVWI gespeichert.
Zu den Daten beim Vereinsvorstand hat der Vereinsvorstand und die Person, die den Internet Auftritt verwaltet (web master), Zugriff. Die Mitglieder des Vereinsvorstandes und der/ die web master sind unter den Punkten "Impressum" und "Vereinsführung" namentlich benannt.
Zu den in der OMV gespeicherten Daten haben die verantwortlichen Personen des LVWI Zugriff. Der LVWI kann weitere Dienstleister, mit der Umsetzung der Vereinsziele betrauen, die dann Zugriff auf die Mitgliederdaten haben können.
Folgende Empfänger bzw Kategorien von Empfängern kommen in Frage:
Versicherungen, Tierseuchenkasse Stuttgart, Druckereien der Imkerzeitung und der Gewährverschlüsse für DIB Honiggläser, Deutscher Imkerbund.
Die Verwaltung der Mitgliederdaten seitens des Vereins in der OMV wird vom Kassierer/ der Kassiererin des Vereins vorgenommen.
Die Daten von Teilnehmern/Teilnehmerinnen an Vereinsveranstaltungen werden auf den Rechnern des Vereinsvorstandes gespeichert.
Zu diesen Daten haben der Vereinsvorstand, sowie die Personen, die mit der Abwicklung der betreffenden Veranstaltung betraut sind, und die Person, die den Internet Auftritt verwaltet, Zugriff.
Löschung der Daten:
Die Daten werden beim Verein gelöscht, wenn sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr benötig werden. Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert.
Einwilligungserklärung zur Veröffentlichung im Internet Auftritt des Vereins und in der Presse:
Der Verein wird von seinen Mitgliedern und von den Teilnehmern/ Teilnehmerinnen an Vereinsveranstaltungen eine Erklärung zur Einwilligung in die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet Auftritt des Vereins und in der Presse einholen.
Der Aufnahmeantrag in den Verein wird zukünftig auch eine Einwilligungserklärung enthalten.
Der Kassierer/ die Kassiererin verwaltet die Einwilligungserklärungen.
Es werden nur die Daten der Personen veröffentlicht, von denen eine Einwilligungserklärung vorliegt. Ausnahmen hiervon sind Gruppenbilder, die bei öffentlichen Vereinsveranstaltungen aufgenommen wurden. Der Verein behält sich das Recht vor, solche Gruppenbilder von Gruppen mit mehr als 6 Personen bei denen die einzelnen Personen nicht namentlich benannt werden, bei seinen Vereinsmitteilungen z.B. im Internet Auftritt des Vereins und in der Presse, zu veröffentlichen.
Auskunftsrecht:
Sie können jederzeit Auskunft über die über Sie gespeicherten Daten verlangen. Die Auskunft wird schriftlich erteilt. Eine Mitteilung auf dem Weg über eine nicht verschlüsselte e-mail gilt als zulässige schriftliche Auskunft.
Recht auf Berichtigung:
Sie haben ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Bei einer Auskunftsanfrage oder einer Aufforderung zur Berichtigung erwarten wir, dass Sie dann ggf. Nachweise erbringen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Beschwerderecht:
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Die Aufsichtsbehörden der Bundesländer für den Datenschutz finden sich in einer Mitteilung des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg unter:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/die-aufsichtsbehorden-der-lander/
Verpflichtung der Personen im Verein, die Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben:
Der Personen des Vereins, die Zugriff auf personenbezogene Daten im Verein haben, sind über die Vereinssatzung verpflichtet, diese "Anweisung zur Behandlung personenbezogener Daten im BV Alb-Lautertal" einzuhalten. Diese Verpflichtung enthält ein Verbot der unbefugten Weitergabe der Daten.